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Vereinfachung der Nachweisführung bei Spenden – oder doch nicht?

1 Worum geht es?

Für Zuwendungen Steuerpflichtiger, die einem Verein ab 1.1.2017 zufließen, gelten aufgrund der o.a. Gesetzesänderung gesetzliche Neuerungen, die die Vorlage von Zuwendungsbestätigungen betreffen.

Dazu hat das BMF in seinem Schreiben v. 6.2.2017 folgendes markantes und weises Statement getroffen:

„Steuerrecht und Steuervollzug stehen im Wandel der gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Die fortschreitende Technisierung und Digitalisierung aller Lebensbereiche erfordert auch eine Modernisierung der Abläufe des bestehenden Spendennachweisverfahrens“.

Das BMF hat zur Erteilung von Zuwendungsbestätigungen nach amtlich vorgeschriebenem Muster in Form von schreibgeschützten Dateien (§ 10b EStG, § 50 EStDV) Stellung genommen.

Also: „Ihre nächste Spendenquittung schicken wir Ihnen gerne per Mail!“

2 Was ändert sich?

Gemeinnützige Vereine und Verbände können danach wählen, ob sie ihren Spendern Zuwendungsbestätigungen auf postalischem Wege zukommen lassen oder sie ihnen per E-Mail übersenden. Immerhin eine kleine Änderung, die vielen Vereinen viel Aufwand ersparen wird.

Die bisherige Belegvorlagepflicht wird dadurch abgelöst durch eine Belegaufbewahrungspflicht, d.h. der Steuerpflichtige muss die Spendenbescheinigung des Vereins nur noch dann vorlegen, wenn er dazu vom Finanzamt aufgefordert wird.

Was bei Rechnungen gang und gäbe ist, geht bei Spendenbescheinigungen nicht so einfach: der digitale Versand. Das BMF klärt jetzt die Voraussetzungen dafür. Das geht nur nach dem Verfahren für maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen.

Danach wird eine Zuwendungsbestätigung ohne eigenhändige Unterschrift anerkannt, wenn die gemeinnützige Einrichtung die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens beim zuständigen Finanzamt gemeldet hat (R 10b.1 Abs. 4 Einkommensteuer-Richtlinien).

Vereine als Zuwendungsempfänger, die also ihrem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen angezeigt haben, können die maschinell erstellten Zuwendungsbestäti-gungen auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Zuwendenden übermitteln.

Für die Abzugsberechtigung ist es dann unerheblich, dass der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments nicht selbst übernimmt, sondern dem Zuwendenden überlässt.

Eine Übermittlung mit Brief bleibt nach wie vor möglich. Die Übermittlung per E-Mail kommt als rasches und effizientes Mittel der Kommunikation hinzu. Die Form der Zuwendungsbestätigung bleibt erhalten – nach dem Ausdruck sind also beide Spendenquittungen optisch nach amtlichem Muster erstellt – lediglich der Weg der Übermittlung ist unterschiedlich. Das BMF-Schreiben eröffnet damit Möglichkeiten für gemeinnützige Körperschaften, das Verfahren um die Zuwendungsbestätigungen eigenständig digital zu organisieren.

3 Was muss beachtet werden?

Mit der Anmeldung muss der Verein bestätigen, dass folgende Voraussetzungen eingehalten werden:

• Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck
• Die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt
• Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingefügt oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.
• Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert, d. h. nur die im Verein zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen berechtigten Vorstandsmitglieder oder entsprechend Bevollmächtigte haben Zugriff.
• Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.
• Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 Abgabenordnung); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Die Meldung erfolgt mit formlosen Schreiben. Eine ausdrückliche Bestätigung oder Genehmigung durch das Finanzamt ist nicht erforderlich. Die Vorgaben sollten aber unbedingt eingehalten werden, weil der Verein für fehlerhaft ausgestellte Bescheinigungen haftet.

Merke! Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen sind nur bei Geldspenden, nicht bei Sach- und Aufwandsspenden möglich.

Es muss sich bei der digitalen Zuwendungsbestätigung um ein schreibgeschütztes Dokument handeln. Typischerweise kommt also eine PDF-Datei in Frage. Für den Steuerabzug kann der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments dann selbst übernehmen.

Hinweise: Seit Anfang des Jahres müssen Zuwendungsbestätigungen nicht mehr beim Finanzamt eingereicht werden. Es genügt, sie aufzubewahren. Das ist dann auch in digitaler Form möglich.

Nach wie vor nicht möglich ist die elektronische Übermittlung der Zuwendungsbestätigung an das Finanzamt nach § 50 Abs. 1a. Einkommensteuer-Durchführungsverordnung, weil das entsprechende Modul noch nicht in ELSTER zur Verfügung steht.

FUNDSTELLE / QUELLE /// 
1) Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens v. 18.7.2016, BGBl. I 2016,S1679 ff. 
2) BMF-Schreiben v. 6.2.2017, BStBl. I 2017, S. 287 ff.

Quelle: Führungs-Akademie des DOSB; Rechtstelegramm für die Vereins- und Verbandsarbeit, Nr. 27 [März 2017, S. 10-12]

Das „Rechtstelegramm für die Vereins- und Verbandsarbeit“ der Führungs-Akademie erscheint vierteljährlich im PDF-Format und kostet für Mitgliedsverbände und –vereine 15 EURO im Jahr. Eine Übersicht über alle bisher vorgestellten Themen finden Sie hier: http://www.fuehrungs-akademie.de/service/bestellungen-und-abonnements/rechtstelegramm-fuer-die-vereins-und-verbandsarbeit.html#c646